月別アーカイブ: 2016年9月

FileMaker販売管理・在庫の把握

今回はファイルメーカー販売管理の在庫の把握です。
販売管理で在庫を見るには、倉庫を設け入出庫伝票を発行して出し入れするのが一般的です。しかし、小規模の事業では仕入れや売上の実行と同時に、伝票レスで在庫処理しても構わないと考えます。
_mg_0801-1
<Photo Data>すみませんオリジナルRAW画像が見つからず、TIFからのJPEG画像です。場所は近所の散歩コースです。
Canon EOS5DMarkⅡ、レンズは多分Zeiss Planar T* 1.4 /50 ZEだと、、、思います。

1.仕入れ実績テーブルを作る
在庫を見る為、今回仕入れを作ります。前回販売管理のリレーションとルックアップの時作成したものに、仕入れ系のマスターと実績(「仕入れ先マスター」と「仕入れ実績テーブル」)を加えます。
仕入れ先マスターについては顧客マスターとほぼ同じです。構成等は省略いたします。
仕入れ情報は、「いつ」、「どこから」、「何を」、「どれだけ」買ったかということです。この購入に関する情報を「仕入れ実績」テーブルにフィールドとして作成します。
さらに、同じテーブルに集計用の「仕入れ実績の合計」というフィールドを追加します。(同一テーブル内に集計フィールドを作ることがポイントです。)
「仕入れ実績」テーブルのフィールド構成を下のスクリーンショットに載せました。「商品ID」は他のテーブルとの照合フィールドになります。%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-2016-09-17-14-12-58
前回作った「売上実績テーブル」にも、仕入れと同様に「売上実績の合計」という集計フィールドを追加します。
両方の集計フィールドは、フィールドのタイプで集計を選び、「仕入れ数量」と「売上数量」を集計計算させます。

2.仕入れ実績入力管理レイアウト
次に、仕入れ実績を入力するレイアウトを作ります(下のスクリーンショットを参照下さい)。「仕入れ先ID」や「商品ID」を入力する時、「値一覧」を使ってマスターにある商品候補をリスト選択出来るようにします。%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-2016-09-17-14-21-58
3.仕入れ及び売上実績Viewer
ここまでの作業で、仕入れ系の情報を登録編集出来るようになりました。最小構成ですが、この仕入れ系と売上系をつなぐとミニ販売管理となります。

次に、仕入れと売上を一票でチェックするViewerを作ります。下のスクリーンショットがサンプルです。%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-2016-09-17-16-22-34
レイアウトの一番上は商品の選択、中央が仕入れ履歴(ポータル)、最下部は売上実績(ポータル)になります。仕入れと売上合計は、前記の「仕入れ実績の合計」、「売上実績の合計」という集計フィールドを貼り付けて使用します。
この例は100型パソコンという商品を計150台仕入れ、残念ながら未だ2台しか売れてないことを示しています。また、事例の売上日は仕入れ日より前となっています。在庫が無いときに売上がたっています。実際のプログラムでは、在庫がないとき売上をロックしてメッセージを出すようにします。

以上のリレーションは下記の様になります。販売管理としてはまだ簡単な構造です。
%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-2016-09-17-16-22-574.在庫
現在の残がどれだけあるかということが仕入れと販売のベースになります。在庫はこのプログラムでは、

在庫 =「仕入れ実績の合計」-「売上実績の合計」

です。
基準日起算で在庫を算出するには、リレーションに日付でフィルターして、スクリプトで演算して算出します。商品マスターでは、常にフレッシュ残を表示させたい時は、仕入れ、売上実績の集計フィールドの値を転記して、その差を在庫として求めても良いと思います。
(ポータルの集計計算の事例は、投稿の中のファイルメーカーの条件付き集計にも事例を載せています。ご参照下さい。)

商品マスターにフレッシュ名在庫を示す例です。「現残」という在庫を示すフィールドを設けます。その時のレイアウトを下のスクリーンショットに載せました。
%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-2016-09-17-23-29-28該当商品が登録され、仕入れや売上実績があがると、在庫=現残が表示されます。

以上、本稿ではファイルメーカー販売管理のベーシックな部分を取り出して説明致しました。

販売管理の他の事例については本投稿内のを参照願います。

1st 初稿 2016/09/17
2nd 文言修正 2016/09/18
3rd Photo入れ換えと在庫計算部分の修正追記 2016/09/19
4th 部分的な見直し2016/09/21
5th 一部文言見直し 2016/11/08
6th ファイルメーカーにカテゴリー変更 2017/06/25
K.Fukuma

 

 

 

リレーションとルックアップで始めるFileMaker販売管理

FileMakerを始めると必ずマスターしなければならないのがリレーションとルックアップです。自分は自己流でしたので、最初に作った販売管理は複雑なテーブルリレーションになっていました。不具合対応が難しくなり大幅に見直した経緯があります。
(ファイルメーカーによる販売管理は本稿内で紹介しています。現在使用中のものです。)

リレーショナルデータベースは、いわゆる行列構造です。昔の配列と違って複数のテーブルを目的別に関連させて結合出来る特徴があります。
この関連させる仕組みがリレーションです。

テーブルのデータは利用を考えて何を格納するか、またテーブル間は何で結合させるかを考えて構成しなければなりません。

今回は見直し版販売管理の基礎部分を使いリレーションとルックアップを紹介致します。参考になれば幸いです。ただし自己流です。ご承知おき下さい。

_mg_1978-1

<Photo Data>2016/09/02 パティシエ鎧塚さんのお店 一夜城の鎧塚ファーマーにて(小田原一夜城城址)
Canon EOS5DMARKⅡ EF24-105mm F/4.0L IS USM 1/2000 f4

 

1.テーブルの作成
販売管理の目的の一つは仕入れた商品を販売して結果を保存することです。ここでは販売について説明します。

最初に売上を計上するテーブルを作ります。このテーブルを「売上実績」とします。
商品を販売することは誰に何を売るかということですが、誰は顧客、何をは商品となります。
顧客と商品は登録しておく情報と考えます。顧客は「顧客マスター」、商品は「商品マスター」という名前のテーブルにします。

テーブルは、ファイルメーカー上部のドロップダウンメニューから、ファイル→管理→データベースで作ります。作成したスクリーンショットの例は下記の様になります。

スクリーンショット 2016-08-30 11.06.53

2.フィールドの作成
次は、テーブルの中の情報を格納するフィールドを作ります。
ファイルメーカーのフィールドはデータベースの管理からフィールドタブをクリックして設定出来ます。

売上実績テーブルは、「いつ」、「誰に」、「何を」、「いくつ」売ったかを記録するようにします。「日付」、「顧客名」、「商品名」、「売上数量」をフィールドとして格納できるようにします。
この時、「顧客」、「商品名」はマスターテーブルに保存している該当の顧客名、商品名を特定して使用します。商品は商品IDで特定される商品名となり、顧客名は顧客IDで同様に顧客名が特定できるようにします。このXXIDというフィールドをIDで照合させるため、照合フィールドとなります。細部は下のリレーションで説明します。
%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-2016-09-15-22-27-58その他のフィールドとフィールドタイプは左のスクリーンショットを参照下さい。

 

スクリーンショット 2016-08-30 11.07.10

 

「顧客マスター」、「商品マスター」のフィールドも以下のスクリーンショットを参照下さい。
顧客マスターは、「顧客名」や顧客の「郵便番号」や「住所」などです。電話番号や担当者、部署名などを設定しても良いでしょう。

スクリーンショット 2016-08-30 11.07.27

商品マスターは、「商品名」のほか、いくらで仕入れたかの「仕入価格」、いくらで売るかという「販売価格」(最初の例は単価としています)などを設定します。
仕入れ価格が変動する場合の方法は別途となります。、

 

 

 

 

4.リレーション
売上実績を計上するため、顧客マスターの顧客名、商品マスターの商品名を参照します。
手続きとしては、上述した続きになりますが顧客名と商品名を照合する照合フィールドを設けます。
照合フィールドの名前は顧客ID、商品IDとし、売上実績テーブルと顧客IDは顧客マスターに、商品IDは商品マスターにも登録します。
次に、下のスクリーンショットの様に、顧客ID間、商品ID間を線でつなぎます(マウスでドラッグして接続させます)。
スクリーンショット 2016-08-30 11.08.54

 

 

 

 

 

 

スクリーンショット 2016-08-30 11.18.02

照合フィールドの識別は左のスクリーンショットの様にコードか連番を使います。照合フィールドのオプションから「入力値の自動化」を選択します。また「シリアル番号」にチェックを入れます。顧客データが作成される都度連番を生成します。初期値は「次の値」のところに0001などを入力します。「増分」は1となります。

 

 

 

4.レイアウト

スクリーンショット 2016-08-30 11.23.43データ入力はレイアウトにフィールドを貼り付けて使用します。 この例は0001番の商品データに関する情報が入力されています。

 

 

 

 

顧客マスターの入力用レイアウト(顧客情報の入力)の例を下記のスクリーンショットに示します。スクリーンショット 2016-09-07 10.40.46

 

 

 

 

 

 

 

%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-2016-09-08-11-15-43

 

 

5.入力の効率化
「値一覧」を使用して、顧客マスターに登録されている顧客IDと顧客名をリスト表示させ、所望の顧客名を選択出来るようにします。
ドロップダウンメニューのファイルから「値一覧」を選択します。さらに、値一覧の編集をクリックし、「フィールドの値を使用」をクリックします。

スクリーンショット 2016-08-30 11.31.25

左のスクリーンショットの様に「フィールドの指定、、、」をクリックします。さらに、二つのフィールドをリストに出現させるために「最初のフィールド」を顧客マスターの顧客IDを選びます。次いで「2番目のフィールドの値も表示」をチェックし、顧客マスターの顧客名を選択します。

 

%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-2016-09-08-11-12-50

 

左のスクリーンショットの様に、販売実績入力時顧客IDと顧客名がリストされ選択できるようになります。

商品名も同様に値一覧を利用して入力効率を上げることが出来ます。

データが多くなるとフィールドを検索索引する方法が速いかもしれません。

 

7.ルックアップ

スクリーンショット 2016-08-30 11.39.35同一テーブル内で単価を都度入力すると、売上実績は単価x数量で求まります(左のスクリーンショット)。しかし、商品マスターに販売単価を登録して利用する方が便利です(販売単価の商品毎の管理が出来ます)。

ところが、売上実績フィールドに販売単価x数量の式を入力しても売上実績が空白のまま計算されません(下記スクリーンショット参照方)。

スクリーンショット 2016-08-30 11.38.25

 

 

 

 

 

 

 

スクリーンショット 2016-08-30 11.40.10別のテーブルのデータを計算に使用する時は、左記のスクリーンショットの様に、まず売上実績=売上数量x販売単価として別テーブルの販売単価のフィールドを指定し、オプションで上記式を設定します。

 

 

 

スクリーンショット 2016-08-30 12.30.15更に、販売価格のフィールドオプションの「ルックアップ」を選択します。
詳細は左記のスクリーンショットの様に設定します。
計算に寄与させるテーブルは「開始するテーブル」です。「売上実績」となります。
「関連テーブルからルックアップする」(データのコピー先)は「商品マスター」になります。
ルックアップコピーするターゲットフィールドは、「値のコピー先のフィールド」の「:販売価格」になります。

ルックアップを使用して、スクリーンショット 2016-08-30 12.31.55
左のスクリーンショットの如く、値がコピーされ売上実績が計算されます。

 

 

 

 

 

「ファイルメーカー販売管理は初版がほぼ完成しました。本ホームページのダウンロードページから利用できます(利用規約に了解を頂いた場合)。
注文、仕入、見積、受注、販売、在庫や各種帳票出力、明細取得などが可能です。
受注ファイル取り込みや支払アップロードなどのインターフェース、サーバー&Webクライアントシステムはカスタムとなります。
ご希望が御座いましたら、お問い合わせよりメールまたは電話でご連絡下さい。2019年/2月」

1st 2016/09/12
2nd 誤記訂正 2016/09/13
3rd 検索についての追記 2016/09/14
4th スクリーンショット入れ換えと説明追加 2016/09/15
5th 表現の見直し 2016/09/16
6th ファイルメーカーにカテゴリー変更 2017/06/25
追記 2019/02/07
K.Fukuma