FileMaker販売管理 受注伝票の作成

FileMaker 販売管理(ファイルメーカー 販売管理)の受注伝票作成について説明致します。

販売管理では、商品を受注したときに行わなければならない手続きがあります。
一つは、どこから、何を、何個、いくらで受注したかという「受注情報」の取得です。受注伝票の作成時に必要な情報です。

プログラミングするときは、こうした情報をどの様に処理すれば良いでしょうか。
ファイルメーカーは、「レイアウト」という優れたユーザーインターフェース(UI)を持っています。
レイアウトは、ほぼ自由デザインです。自分で見たいようにレイアウトを作ることが出来ます。

また、ファイルメーカーでは、データを格納する場所はフィールドです。フィールドは目的別にテーブルに作成しますが、このフィールドをレイアウトに自由に配置することが出来るのです。

受注情報を受け取った時の話に戻りますが、要は、受注の時は受注に関するレイアウトを作れば良いのです。

<Photo data>2017/05/05
鳥取砂丘
Canon EOS-1D MarkⅣ
EF16-35mm f/2.8L USM
1/1000 f6.3 ISO50 16mm

プログラミングの基本は、「情報の流れ」を関連図に描いて整理することです。
紙に鉛筆で、先ずは情報を一つずつイメージしながら描きだします。
お客様から自分に来る情報は、例えば受注日付やお客様の名前、受注した商品名や単価などになります。
どこから情報を受け、どう処理し、どう格納するかを描いていきます。(頭で考え絵にするところはとてもロジカルです。ぼけ防止にもいいかもしれません。)

もう一度話が転じます。
自分の仕事はコンサルですが、プログラミング経験は、会社の大型計算機で半導体のマスクデザインに使い始めたのがきっかけでした(C+や他にも経験がありますが、ファイルメーカーはMaster Bookだけの独学です)。それまでは、方眼紙に鉛筆でパターンマスクを描き、これを繰り返し大きなマスク図に仕上げていきます。繰り返し図を描いていくのはとても面倒でした。こんな時、計算機は役に立ちました。これは、後々CADになりましたが、大事なのはどうすれば計算機を動かすことが出来るかです。

ファイルメーカーに話を戻します。
レイアウトだけではプログラムは動きません。
1枚のレイアウトを1件の受注伝票にしたとします。しかし、伝票は、いろんな所から注文が来ます。そして、受注の度に伝票を増やす必要があります。
冊子になっている伝票帳をイメージしてみて下さい。

ファイルメーカーでも他のソフトも同じですが、1レイアウトを1レコード、1枚の伝票と考えるところが最初のポイントです。
顧客からの情報の流れで、レコード(伝票)を増やしていく概念を描くと下の様な図ができます。
この様な絵を描いて、顧客の受注情報を1レコード発生させて受注伝票で受けます。
売上につなぐときは、「受注伝票」→「売上伝票」に持って行けば良いのです。

この図は伝票と顧客の相互関係だけです。このままでは伝票レイアウトには顧客データしか表示出来ません。
受注したときにもらう情報は他にもあります。商品に関する情報です。
受注伝票レイアウトに商品の情報も記述しなければなりません。
レイアウトに顧客情報以外の他の情報を表示するには、ファイルメーカーでは「ポータル」を使います。覗き窓の様なものです。
伝票レイアウトに商品を表示する窓を貼り付けるのです。

受注伝票というレイアウトには、受注番号や顧客情報に関するフィールドを先ず表示できるようにします(下のレイアウト設定のスクリーンショットを参照下さい。)。

商品データ(商品名、価格など)は、その下の画面例の様に、ポータルに設定します。

これで、受注伝票自身の受注番号や顧客の情報と、ポータルに商品データを1枚のレイアウトに表示出来る様になります。

ファイルメーカーは異なるテーブル間で関連データを表示できるようにリレーションというコネクションを行います。リレーションは無関係のテーブルの関連づけを行います。

商品は商品マスター(台帳)に作成登録しておきます。商品ID、商品コード、商品名などです。

顧客情報も同様に顧客マスター(台帳)に登録します。

受注伝票に顧客データと商品データを登場させるためにリレーションは欠かせません。

受注額など内部計算が必要なときは、例えばフィールドオプションの計算Optionで計算させることが出来ます。
受注額=受注数x受注価格の様にします。

リレーションの下に受注伝票のレイアウト画面を載せました(説明用の例です。体裁抜きです)。
中央のボックスがポータルです。

受注伝票はデータを書き出すことも出来ます。印刷も可能です。

印刷や書き出しも、ファイルメーカーではレイアウトを経由して行います。

従って、データの入力も出力も自由にレイアウトが出来るということです。
市販の印刷済みフォーマットに合わせ込んで美しい印刷帳票にすることも可能です。

最下部に受注伝票の印刷イメージをのせました。
印刷に注文者の情報を追加したり、入金、送付などのチェックフィールドを設けるとさらに強化出来ます。

受注伝票を作成する時のベーシックな構成については以上です。

「ファイルメーカー 販売管理」は、全くの個人開発です。ファイルメーカーのとても強力なリレーショナルデータベースを使用しています。
仕入、販売、在庫などほぼフル装備しています。コンサル先で販売管理ソフトとしてご利用いただいています。事業用に使用したい場合や、個人事業を立ち上げるときなど、是非ご利用下さい。

ファイルメーカーの関連記事はHP内にいくつか掲載しています。

ファイルメーカー 販売管理」を利用希望の時は、HPのお問い合わせからメール送信下さい。
ダウンロードページは「FileMaker 販売管理」から行うことが出来ます。

K.Fukuma

 

1st及び受注伝票印刷イメージの追加2017/06/12
2nd 入力画面を修正時に誤消去してしまいました。再掲載致します。 2017/06/13
3rd 一部文言見直し 2017/06/20
4th スクリーンショットサイズ変更など 2017/06/21
5th カテゴリー変更 2017/06/25
6th 誤字など修正 2017/07/02
7th スクリーンショット挿入位置などの修正 2019/05/18
8th レイアウト修正 2019/05/24
9th 追記 2019/07/06
10th 内容改訂 2019/10/04

 

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