ツールの紹介、Planning

プロの企画を目指す方に、データベース構築のすすめです。

2000年少し前のことです。情報を記録する「データベース(以下DB)」を作り始めました。最初はPC上で動く「京大型カードDB」でした。当時のPCはとても貧弱で、メモリもハードディスク容量も少なく、登録件数が増加すると、たちまち動きが鈍くなっていきました。
その頃、ファイルメーカーというデータベースがあると知り、取り入れてみました。
このアプリ、長い記述も、ちょっとしたメモでも、とにかく入力していきながら情報を加算していくことが出来ました(メモリ管理が優れていたのだと思います)。

ファイルメーカーに移行したことは、挫折せず、その後のプラニングにしっかり役立つようになりました。
あるとき、人事異動で全社的な企画部門に転籍しました。もともと根っこが理系です。企画、それも全社という立場で果たしてやっていけるか、とても心配でした。
そして、異動後そんなに経たない頃、いきなり仕事がやってきました。
何と当時の政府へのxx文です。意見書的なテーマでしたが、環境やポリティカルな話、日本の技術の目指す方向など、実に広い範囲に関しコメントが必要でした。しかも、提出はたった3日間です。

どこから手を付けるか1日目は悩んだものの、とにかく書き出してみることにしました。
でも、不思議にいろんなジャンルがすらすら書けるのです。この記述は、アイテム毎に自分はこう思うということをただ箇条書きに書き出しただけです。
それ以上は書けません。そこで書き出した箇条書きの背景や事実確認に、ファイルメーカーで検索した。
ここで初めてバックボーンを調べ、どうしていくのがいいかの原因をDBから探して行きました。
自分のまとめ方として、文書には原因は書きません。そうしたことになった背景は、間接的に、できるだけ情景が伝わるような記載をしました。
最後、全体の並び換えに悩みましたが、提言書はXX大臣宛てでした。読んでもらえたかどうかはわかりませんが、無事提出できました。
ただ、文章は苦手です。
今はxx大の名誉教授でしょうか、しっかりと赤ペンを入れていただきました。_MG_7559

<Photo Data>2014/03/25 日御碕
EOS5DMarkII EF24-105mm f/4L IS USM
1/800 f7.1

カードDB時代も、ファイルメーカーになってからも、DBは題目と内容だけの簡単な2アイテムで構成しました。画像をはったり、インデックスなどは結局不要でした。
記述する時、時間が許せば、できるだけ情報はコピー&ペーストせず、新聞や雑誌、またはネットを見て、記事をまとめるような記述にしました。

こうしたことを積み重ねたことが、なんとなく覚えているのでしょう、自己記述が多ければ多いほど、その後のM&Aや交渉に役立ちました。理系の人間が全く違う領域でもアンカーを打つことが出来るようになりました。
<Photo Data>2017/01/08 日御碕
Canon EOS 1D MarkⅣ EF24-105mm f/4L IS USM
1/320 f5.0 ISO 100 40mm

DB作りは肥やしです。ジャンルは問わず、気になったことを書き込む。ノーヒットの日があっても、とにかく記録をつづけました。毎回10分程度でいいのです、

ファイルメーカーはページ単位の文書許容量が2GBと大きくWORD並です。書いていくだけで強力なデータベースになります。
通常の入力でサイズを気にすることはありません。どうしてもグラフを貼る必要があるとき、領域を作ると一挙に容量が増加しますが、このときはじめてオブジェクト枠を増設しました。でも最終的に、画像はベース作りには役に立っていません。

記事が増えていくと、トピックやジャンル別に分類アイテムは追加しても良いでしょう。DBの件数は10年を超える頃には約4500件になっていました。

そんなことをして、何のメリットがと思われても仕方がありませんが、自分の得意とする分野の骨格ができあがっています。

もし、急にあなたが企画書を依頼されたり、プレゼンテーションを作ることになっても、あわてず、先ずDB検索でコンテンツをなぞります。描く分野を把握します。
戦略要素を入れるなら、持っているコンテンツから、シナリオを描きます。シナリオがあれば訴える力が増します。ほとんど成功間違いないと思います。
シナリオの描きかたは、お話しする機会があればしたいと思います。多くに方に参考になる思います。

今やるなら、iPadにペン描きでしょうが、紙と鉛筆が一番いいでしょうね。A4に鉛筆でイメージ図を描き、必ず方向舵を書きます。矢印のことです。

プレゼン資料は、ファイルメーカーでは無く、KeynoteやPowerPointに描き込みます。

日々はとても地味な作業です。こつこつやってみてこそ価値があります。慣れてくれば、一件の時間はたいした時間ではありません。長文は音声変換でも良いかもしれませんが、書くのがお勧めです。原始的な方法がのぞましいです。
どうでしょう、結果は必ずついて来ます。

長年使用していくには、無料のDBではなく、ファイルメーカーの様な長期にわたってデータベースに一貫性のあるものが良いと思います。
しっかりバックアップをとって保存継承しましょう。
ドキュメントの安全な更新は、時折のファイルメーカーのVer更新についていくことと、保存ファイルはRAIDなどに溜めていきます。

作り込んだものをPRして、上司や客先に認めてもらいましょう。

関連してひと言。
プレゼンテーションは、前後のページの書式を急に変えません。話の流れが途切れる様な構成は避けます。話し方も、ポイントについてはプレゼンに書いていることとわざと違う言葉で話します。
この辺が聴衆を引きつけるポイントです。

 

1st 2014/05/30
2nd文言一部修正とメニュー見直し 2014/06/01
3rd 加筆 2015/09/24
4th 文書整理 2016/07/24
5th 追記 2016/09/20
6th 文書追加 2016/09/22
7th 内容の見直し 2016/09/26
8th Photo追加と一部文言修正 2017/01/09
9th 全体見直し 2017/03/01
10th logical thinking部分の追記 2017/07/02
11th 関連の部分の追加 2019/06/12
12th 一部追記 2019/08/14
13th 過去の経験の追加 2020/10/06
K.Fukuma